1. Xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ
Con người không phải là một cỗ máy, và cũng không phải ai cũng có khả năng hoàn thành tốt nhiều việc trong cùng một lúc (chưa kể điều này có thể phản tác dụng). Tốt nhất là hãy liệt kê các đầu việc cần thực hiện trong ngày/ tuần, và xếp thứ tự ưu tiên cho chúng.
Ma trận ưu tiên với hai trục “Tầm quan trọng” và “Mức độ cấp bách” là một gợi ý hay, đơn giản và được khá nhiều người ứng dụng. Cụ thể, xếp loại các đầu việc theo 4 bậc ưu tiên: Quan trọng – Cấp bách (Phải làm luôn và ngay!), Quan trọng – Không cấp bách (Làm càng sớm càng tốt); Không quan trọng – Cấp bách (Giao việc/ Nhờ ai đó hỗ trợ); Không quan trọng – Không cấp bách (Làm sau/ Không làm).
2. Quản lý thời gian hiệu quả
Ai cũng chỉ có 24 giờ một ngày, nhưng có những người làm được rất nhiều việc và cảm thấy mình đã có một ngày tràn đầy ý nghĩa, trong khi nhiều người khác tức tối nhìn thời gian trôi qua. Để quản lý các hoạt động trong ngày được hiệu quả, trước tiên hãy đảm bảo mình có thoải mái thời giờ để dàn xếp các công việc. Hãy dậy sớm (khoa học chứng minh dậy sớm khiến con người khỏe khoắn, tỉnh táo và cảm thấy mình có được rất nhiều thời gian). Lên kế hoạch làm việc (cân nhắc lời khuyên số 1 về đặt ra các thứ tự ưu tiên). Thực hiện theo đúng kế hoạch (việc gì cần làm, làm ngay không trì hoãn). Thường xuyên đối chiếu để kiểm tra tiến độ làm việc (đôi khi, bạn cần bấm giờ để xem “năng suất” của mình đến đâu, từ đó điều chỉnh).
Đặc biệt, đừng quên tự thưởng cho mình chút nghỉ ngơi, giải trí để tái tạo sức lao động, đồng thời có động lực để tiếp tục công việc …vào ngày mai.
3. Biết khi nào nên gật đầu, lúc nào nên từ chối
“Tôi không biết chìa khóa của thành công là gì, nhưng tôi biết chìa khóa của thất bại là cố gắng làm hài lòng tất cả mọi người.” – Bill Cosby.
Kỳ thực, chúng ta là những con người dễ thỏa hiệp, ngại từ chối yêu cầu giúp đỡ của người khác (vì chúng ta thực sự muốn giúp, hay chỉ vì chúng ta không muốn bị mất lòng). Thế nhưng, một khi tính cả nể trở nên thái quá và có thể ảnh hưởng tới quyền lợi của chính chúng ta, hãy mạnh dạn nói không. Ai cũng có cuộc sống của riêng mình để lo lắng, với những mong muốn và ưu tiên khác biệt nhau. Chẳng có gì là sai khi từ chối những gì ta không muốn, và tập trung cho những đam mê, hoài bão hay công việc của riêng mình. Đây cũng là cách để chúng hoàn thành nhiệm vụ của mình nhanh hơn, tốt hơn.
4. Luôn tâm niệm về điều ta hướng tới
Phải luôn nắm bắt rõ điểm kết thúc của một quá trình, một dự án, một công việc: bạn muốn đạt được điều gì ở phía cuối con đường? Chính đích đến sẽ quyết định cách bạn khởi đầu cũng như điều chỉnh các hành vi, hoạt động trong suốt quá trình bước tới.
Đơn giản như việc bạn càng tạo ra nhiều điểm, bạn càng dễ vẽ nên một đồ thị “mượt mà”, chuẩn xác; hãy nhìn nhận việc đặt ra nhiều mục tiêu chung cuộc như một nỗ lực để bạn xác định được lộ trình tốt nhất tới cột mốc cuối cùng. Đặt ra mục tiêu của cả năm, rồi từ đó xác định kế hoạch cho tháng, cho tuần, cho ngày. Càng nắm bắt rõ những “điểm đến”, bạn càng thấu hiểu tường tận hành trình của mình. Và dần dà, bạn sẽ nhìn thấy bức tranh toàn cảnh của cả cuộc đời mình nữa!
5. Không ngừng tìm tòi, học hỏi
Sự học là cả đời, và kiến thức – tri thức có thể gặt hái ở bất cứ nơi đâu. Đã qua rồi cái thời mà người ta phải đến trường mới được dạy dỗ tử tế. Công nghệ hiện đại cùng các tiến bộ về nhận thức giúp con người có thể học thêm bất thứ điều gì mình muốn qua sách vở, qua các khóa học trực tuyến, qua các chương trình trải nghiệm…
Những người biết cách làm việc cũng không đắm chìm trong lý thuyết. Với họ, học không phải để thi thố, ganh đua với đời, mà học là để thực hành và phát triển khả năng tư duy, sáng tạo, giúp họ làm việc tốt hơn cũng như hạnh phúc hơn – cả thể chất lẫn tinh thần.
6. Biết cách phân phối hợp lý các nguồn tài nguyên
Bạn có biết bản chất của kinh tế học chính là việc phân phối hợp lý các nguồn tài nguyên hữu hạn, đồng thời tối ưu hóa thời gian và các nguồn lực để đạt được các kết quả đầu ra tốt nhất.
Các nguồn tài nguyên là hữu hạn. Nhìn ở diện hẹp thì đối với mỗi cá nhân, việc phân phối hợp lý các nguồn tài nguyên khá giống với việc quản lý thời gian (và cả sức khỏe, tiền bạc) sao cho hiệu quả. Bạn có một đầu việc phải hoàn thành xong trước cuối tuần, một cái hẹn lúc 3:30 tại sân bay cách nhà 40km. Bạn sẽ chọn làm những đầu việc nào trước, sẽ dậy sớm hơn bình thường mấy giờ, sẽ di chuyển bằng phương tiện nào cho nhanh, rẻ và …khỏe người. Tất cả là những bài toán kinh tế/ tối ưu hóa ta đối mặt và phải giải quyết hàng ngày.
7. Tận dụng các công cụ
Sống trong thời hiện đại, chúng ta may mắn được thừa hưởng những phát kiến, những tiến bộ công nghệ vĩ đại giúp cuộc sống tiện ích hơn, nhanh gọn hơn, hiệu quả hơn. Máy tính, điện thoại thông minh đã trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống. Đặc biệt, chiếc điện thoại nhỏ gọn trong túi quần có thể là phương tiện số 1 giúp bạn kết nối với đồng nghiệp, chia sẻ đầu việc xuyên quốc gia và gọi taxi/ tìm đường giữa lòng một thành phố xa lạ.
Hiện nhiều công ty phần mềm hàng đầu thế giới không ngừng nghiên cứu và tung ra thị trường những ứng dụng/ công cụ phục vụ công việc thông minh, tiện ích. Có thể kể ra một số cái tên như Wunderlist, One Note, Evernote, Dropbox … các ứng dụng chia sẻ và ghi chú hàng đầu. Có thể dễ dàng tìm kiếm các ứng dụng này trên app store và các web đánh giá phần mềm/ứng dụng.
8. Sống trọn vẹn từng ngày
Bạn có thấy câu này rất quen tai hay không. Quen tai thật, nhưng để thật sự làm đúng theo “khẩu hiệu” này lại là điều không dễ.
Những người có khả năng làm việc hiệu quả (và tất nhiên, thường là những người thành công) không chỉ biết đến công việc. Họ biết tận hưởng cuộc sống của mình và thay vì cố gắng chạy theo những kỳ vọng của người khác, họ tự thiết lập các mục tiêu phát triển cá nhân, làm việc chăm chỉ để đạt được chúng, và biết tự ngợi khen – tặng thưởng chính mình. Cuộc sống vui thú nhất là khi “Làm hết sức – Chơi hết mình”. Hãy học hỏi các tỷ phú, họ là những người rất biết kiếm tiền, và cũng rất biết cách …tiêu pha.
9. Luôn sẵn sàng cho những chuyện ngoài ý muốn
Cuộc sống tràn đầy những bất ngờ, nhưng không phải bất ngờ nào cũng thú vị. Một bài học mà dân quản trị được dạy ngay từ buổi nhập môn chính là “Hãy luôn hi vọng cho điều tốt đẹp nhất, nhưng phải lên kế hoạch đối phó với kịch bản tệ nhất.”
Một khi bạn biết cách lập kế hoạch, tuân thủ theo các kết hoạch và nhất là, luôn biết đâu là điều mình hướng đến (bí kíp thứ 4 trong bài viết này), những chướng ngại đột ngột xuất hiện trên đường đi lại chính là những cơ hội để bạn rèn luyện khả năng giải quyết vấn đề, mài dũa tư duy, nâng cao sự linh hoạt và đem đến những trải nghiệm thú vị trong hành trình mà chắc chắn bạn sẽ nhớ mãi.
10. Hãy trở thành một con người có tổ chức
Một người sống có tổ chức, có nguyên tắc và luôn lập kế hoạch làm việc rõ ràng không phải là người khô khan hay khó tính. Kỳ thực, ngay cả hoạt động sáng tác nghệ thuật cũng đòi hỏi tính kỷ luật: những nghệ sỹ thành công, tên tuổi và được nhiều người ngưỡng mộ không bao giờ tùy tiện trong công việc đòi hỏi nhiều tính sáng tạo của mình. Trong một bài viết, chúng tôi đã từng phân tích một trong những bí quyết để sáng tạo hơn, đó là phải biết lên kế hoạch làm việc khoa học, tỉ mỉ. Chỉ khi đặt ra những khung giới hạn, bạn mới có thể điều chỉnh các hoạt động tư duy để tìm ra phương án phù hợp nhất.
Hãy bắt đầu bằng việc đặt ra các chỉ tiêu công việc trong tuần và tìm ra những cách thức để đạt được chúng. Đồng thời đặt ra các mục tiêu lớn, trong ngắn hạn, dài hạn và trung hạn để có thể sống trọn vẹn một cuộc đời đầy thử thách, đam mê và ý nghĩa.
